조지아 노동부(Georgia Department of Labor, GDOL)는 고용주가 부서와 업무를 처리하는 방식을 간소화하고자 관련 규정을 변경했다고 8월 12일 발표했다.
이번 변경은 조지아 실업 보험 시스템 현대화 노력의 일환으로, 고용주가 노동부와 더 쉽게 협력하고 책임 기준을 유지하도록 돕는 데 목적이 있다고 노동부는 밝혔다.
주요 변경 사항 중 하나는 신규 채용 직원의 사회보장번호(Social Security Number, SSN)가 아직 수집되지 않은 경우에도 고용주가 분기별 임금 보고서를 제때 제출할 수 있도록 한 점이다.
노동부에 따르면, 고용주는 부서가 승인한 임시 번호(placeholder number)를 사용하여 보고서를 제출할 수 있다. 단, 고용주는 사회보장번호를 확보하기 위한 합리적이고 시기적절한 노력을 문서화해야 하며, 번호가 확보되는 즉시 수정 보고서를 제출해야 한다.
임시 사회보장번호는 고용주 포털을 통해 세금 및 임금 보고서를 전자적으로 제출할 때 사용할 수 있다. 임시 번호는 선행 0과 함께 누락된 사회보장번호를 가진 직원의 순서대로 부여된다. 예를 들어, 첫 번째 직원은 '000-00-0001'과 같이 사용한다.
고용주는 유효한 사회보장번호를 얻은 후 30일 이내에 해당 임금 보고서를 수정해야 한다고 노동부는 설명했다. 임시 번호는 유효한 사회보장번호를 즉시 사용할 수 없을 때 가끔 사용하는 것을 목적으로 한다.
이직 확인서(Separation Notices)와 직장 필수 포스터 제공 방식도 현대화된다. 노동부는 고용주가 이직 확인서를 전자적으로 제공하는 것을 권장하지만, 서명된 인쇄본도 여전히 허용한다.
이직 확인서는 직원의 마지막 근무일에 전달되어야 하며, 직원이 부재할 시에는 3일 이내에 전달되어야 한다고 노동부는 밝혔다.
필수 포스터의 경우, 전통적인 근무 환경의 고용주는 물리적으로 포스터를 계속 게시해야 한다. 원격 또는 하이브리드 근무 환경의 고용주는 전자적 방법을 사용하거나 허용되는 경우 직원에게 직접 정보를 제공할 수 있다.
노동부는 이러한 변경이 고용주에게 요구 사항을 충족하는 더 실용적인 방법을 제공하며, 직원들이 자신의 권리에 대한 중요한 정보를 쉽게 받고 접근할 수 있도록 보장한다고 말했다.
신청 방법과 마감일 등 자세한 내용은 조지아 노동부 누리집에서 확인할 수 있다.
